Logik hilft hier auf jeden Fall weiter. Sehen Sie, wie die Gleichung aufgeht. Die Rechnung geht in jedem Fall auf.
Fakt – GoBD / HGB / AO – Aufbewahrungspflichten
Sie kennen die Anforderung, dass erhaltene Rechnungen in dem Format unveränderbar aufbewahrt werden sollen, in dem Sie im Unternehmen eingegangen sind. Erlaubt ist das belegersetzende Scannen (die bildliche Erfassung) für eingehende Papierbelege (Verfahrensdokumentation vorausgesetzt).
( vgl. hierzu u.a. GoBD 9.1 Maschinelle Auswertbarkeit (§ 147 Absatz 2 Nummer 2 AO) )
Fakt – Wachstumschancengesetz – Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung
Sie wissen, dass ab dem 01.01.2025 alle Unternehmen verpflichtet sein werden „elektronische Rechnungen“ (XRechnung, ZUGFeRD) anzunehmen. Geplant ist auch die Pflicht zur Erstellung „elektronischer Rechnungen“; hierzu gibt es Übergangsfristen. Das BMF hat mit einem Schreiben an die Verbände bereits zu einigen Fragen im Zusammenhang mit der geplanten Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung Stellung genommen ( BMF, Schreiben v. 2.10.2023, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, veröffentlicht beim DStV )
Lösung
Zählt man nun 1 und 1 zusammen, so folgt ganz logisch: Auch wenn es nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist – es können auch organisatorische Vorkehrungen getroffen werden – nur ein Informationsmanagementsystem, oder eine Dokumentenmanagementlösung mit Archivkomponente, liefert die künftig benötigten Bestandteile Ihrer Unternehmens-IT. Es wird damit nicht nur die Aufbewahrungspflicht erfüllt, sondern der korrekte Umgang mit „elektronischen Rechnungen“ wird ermöglicht und enorm vereinfacht. Der Prozess für Ein- und Ausgangsrechnungen kann digital optimal unterstützt werden. Im Fokus: elektronische Rechnungen, hier.
Damit die Rechnung aufgeht
Sofern Sie also noch nicht über eine Lösung – wie z.B. die ELO ECM Suite (mit ELO Invoice und ELO Contract) verfügen, sprechen Sie uns rechtzeitig an, denn die Nachfrage steigt bereits jetzt im Vorfeld der zu erwartenden gesetzlichen Änderung. Klar bedeutet das auch eine Investition für Sie, aber wir sind sicher, dass die Rechnung aufgeht.
Es helfen in jedem Fall die interessanten Förderprogramme, die es aktuell wieder in Schleswig-Holstein und Hamburg gibt. Sicher gibt es auch in Ihrem Bundesland entsprechende Angebote. Selbstverständlich bieten wir Ihnen die Beratung dazu gerne an. Die nächste Informationsveranstaltung findet am 21. November bei der IHK zu Lübeck (Geschäftsstelle Norderstedt) statt. Ihre Einladung folgt in Kürze.